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人事が最低限知らないとまずいマイナンバー制度の基礎知識(2016年12月時点)

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転職活動は在職中?
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Shinsuke Yashima
日系上場企業、外資系IT企業・金融機関で人事全般を担当した後、New beginnningsを創業。人事へのキャリアチェンジで地獄を見た経験から転職ノウハウ・体験談を幅広く伝えたいと思い、本ブログを運営中。

平成28年の1月から、社会保障、税金、災害対策の行政手続きでマイナンバーの利用が始まっています。

 

具体的に、人事(特に、給与・社会保険関係)担当者がマイナンバーの利用開始にあたってすべきこととはどのようなことでしょうか?

転職活動は在職中?
今回はマイナンバーに関するポイントをご説明していきますので、基礎知識をセルフチェックしましょう。



マイナンバーの管理のステップとは?

以下が回収から廃棄までの流れです。対応が煩雑であるため、自社内での対応に見切りをつけて、アウトソーシングしてしまうのも有効な手段です。

  • 従業員からマイナンバーを提出してもらう
  • 給与に関する税金の申告や社会保険の手続きの際に従業員のマイナンバーを記入する
  • マイナンバーの個人情報の情報取り扱い方について知る
  • マイナンバーを取り扱う担当者に必要な教育を実施する
  • 退職者のマイナンバーは廃棄する

 

大きくまとめると以上のようになりますが、総務省では下記のようなマイナンバーのガイドラインを掲載しています。
%e3%83%9e%e3%82%a4%e3%83%8a%e3%83%b3%e3%83%8f%e3%82%99%e3%83%bc(出典:「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン 個人情報保護委員会」

 

細かい運用を決定する際は、より詳細をチェックしたり、専門家に相談をしましょう。情報漏洩は経営リスクになるので厳格な運用が必須です。

 

マイナンバーの回収対象者は?

会社が納税の窓口になる人は全て回収対象になる

マイナンバーを提出してもらうためにはまずは対象者について知る必要があります。

  • 正社員・契約社員
  • パート・アルバイト
  • 社会保険に加入している社員の扶養家族全員

 

パートやアルバイト、扶養家族についても税金の申告や社会保険の手続きの際にマイナンバーの記入が必要になる点は見落とさないように気をつけましょう。

 

マイナンバー回収時の本人確認を忘れないように

マイナンバーはただ集めるだけではなく、確認する際には本人確認が必要になります本人確認については、「総務省ホームページ マイナンバー制度」を参考にしてください。

 

顔写真がついているのでマイナンバーカードであればそれ一枚で良いのですが、通知カードや住民票(マイナンバー表記あり)などの場合はプラスして免許証やパスポートなどの本人確認書類が必要になります。

 

マイナンバーを提出してもらう際は、併せてこのような本人確認が必要であることを覚えておきましょう。

 

マイナンバーの使用目的を明確に

マイナンバーを従業員から提出してもらう際には、使用目的を正確に伝えなければなりません。具体的には、「税金の申告や社会保険の手続きの際に使用する」という内容になるでしょう。

 

この使用目的を明確に伝えた上で、従業員から必要な書類を提出してもらってください。

 

管理方法は個人情報よりもさらに機密性が高いものとして厳密に!

マイナンバーは特定個人情報として管理方法がガイドラインに定められています。

 

ガイドラインには、基本方針の策定、取り扱い規程の策定、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置について記載されています。

 

また、従業員が100以下の事業者については「中小規模事業者」として特定個人情報を取り扱う個人情報の量が少ないことから、特例的な対応方法が示されています。

 

中小企業の特例的対応としては、基本方針の策定や規程の策定などの組織的な対応ではなく、以下のような対応でも良いとされています。

  • 特定個人情報の取り扱い方法を明確にする
  • 担当者の変更の際には責任者が確認する
  • 事務取扱者が複数いる場合は責任者と事務取扱者を区分する
  • 特定個人情報の取り扱い情報の記録を保存する
  • 責任者への連絡体制を明確にしておく
  • 責任者は定期的に点検を行う
  • 特定個人情報が記録された媒体を持ち出す場合には安全な策を講ずる
  • 特定個人情報を廃棄した場合には責任者が確認する
  • 取り扱う機器を限定し、事務取扱者も限定する

 

まとめ

マイナンバーは大切な個人情報であり、情報を第三者に提供するなどの本来の使用目的と違う使い方をすると罰則があります。

 

知らなかったでは済まされない、経営リスクになるので、情報の回収、管理、廃棄のプロセスを経営メンバーがしっかりと把握しておくことをオススメします。



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